Conseils pour établir et contrôler son budget événementiel
Par nature, un organisateur d’événement voit grand. Il rêve de dénicher un lieu grandiose, d’inviter les meilleurs conférenciers, d’offrir des boissons et de la nourriture de grande qualité et d’être généreux envers les participants pour leur en mettre plein la vue!
Cependant, vos moyens sont limités et vous désirez atteindre des résultats satisfaisants.
C’est pour cette raison que l’organisateur d’événement doit donner beaucoup d’attention à sa planification budgétaire.
Que vous ayez un poste spécialement attribué à la planification du budget ou non, il est évident qu’il s’agit d’une responsabilité très importante et pas toujours facile!
C’est pourquoi nous vous proposons ici des trucs pour bien établir et respecter votre budget.
Système d’automatisation des calculs
Le premier conseil que nous avons à vous donné pour concevoir un budget est de disposer d’un système d’automatisation des calculs. Un tel programme a plusieurs avantages.
D’abord, il permet de limiter les opérations manuelles. Celles-ci peuvent être pénibles, vous gruger du temps précieux et, surtout, causer d’inévitables erreurs de calcul.
De plus, il permet (si vous y consentez) à certains de vos collaborateurs de gérer les informations issues de leur domaine respectif.
Cela facilite la vie de tout le monde. Les prévisions budgétaires seront donc mises à jour automatiquement au gré des ventes, des embauches, des dépenses engagées et des ajustements de chacun.
Les erreurs, les oublis et surprises deviendront inévitablement plus rares avec un système d’automatisation des calculs budgétaires.
Système de travail conjoint
L’une des clés pour tenir un budget sur lequel on peut réellement se fier, c’est d’impliquer tous les postes budgétaires et les diverses personnes responsables dans sa conception et surtout dans sa mise à jour.
Justement, avoir à sa disposition un système pour travailler conjointement sur le budget est un atout de taille dans la planification de votre événement.
Pour chaque montant calculé dans le budget, il devient possible pour les responsables de noter les éléments qui leur sont propres. Ils pourront ajouter les montants détaillés qu’ils gèrent.
Plusieurs réunions budgétaires qui grugent de votre temps seront économisées grâce à un tel système en plus de connaître immédiatement les ajouts de vos collaborateurs.
Aide-mémoire des postes budgétaires
Un budget doit être planifié et respecté avec rigueur si l’on veut éviter les mauvaises surprises.
Lors de la planification budgétaire, il arrive trop souvent d’oublier des dépenses qui viennent alors s’ajouter les unes sur les autres.
La meilleure façon d’éviter cette situation indésirable, c’est de se faire une liste des postes budgétaires qui pourraient être requis, puis de relire cette liste au fur et à mesure afin d’ouvrir de nouveaux postes, si nécessaire.
Pour ce faire, je vous recommande d’abord de lire notre document dans lequel sont énumérés une centaine d’éléments propres au domaine de l’événementiel qui engrangent des frais.
Même ce qui peut sembler être un détail est inclus, car c’est souvent l’accumulation de détails négligés qui déséquilibre un budget.
Un aide-mémoire de ce genre est indispensable dans la planification d’événements, car on modifie régulièrement en cours de route certains postes budgétaires.
Exemples de budgets passés
Il est extrêmement ardu de concevoir un budget d’événement fiable sans en avoir déjà fait auparavant, car plusieurs coûts sont difficiles à évaluer. Même si vous n’en êtes pas à votre premier, chaque événement peut beaucoup varier et la planification budgétaire doit alors être ajustée.
Peu importe où vous en êtes personnellement, nous vous recommandons, pour certains postes budgétaires, de vous fier sur des historiques comparables afin d’évaluer de façon réaliste les coûts à prévoir.
L’objectif est d’être le plus fiable et précis possible en se basant sur les expériences passées. Du même coup, nous vous recommandons d’archiver correctement vos budgets, au cas où ils redeviendraient utiles.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à concevoir des budgets événementiels de qualité. Ceux-ci dépendent de la rigueur de la planification, de la capacité d’adaptation et du travail d’équipe.
Ils peuvent aussi être grandement facilités comme nous l’avons vu par une automatisation des calculs. Mettez en application ces recommandations et vous vous sentirez plus en contrôle de vos budgets.
Ceci évite des soucis inutiles, d’autant plus que l’organisation d’événements, on le sait, réserve déjà son lot de surprises impromptues
article présenté par:
Rédigé par : Géraldine Saucier
