Comment avoir une logistique parfaite le jour de l'événement?
Après avoir tout planifié le déroulement de votre événement pendant des mois, il peut être tentant de prendre une pause bien méritée! Toutefois, notez que le plus important reste à faire, car la journée de l’événement peut être remplie d’embuches.
Selon Nesss, la clé du succès se trouve dans un plan logistique bien ficelé. Les oiseaux migrateurs ont bien compris ce point lorsque vient le temps de s’envoler pour le sud.
Afin de vous aider dans la réalisation de votre soirée idéale, Nesss vous propose deux astuces indispensables.
Mise sur pied d’un horaire Cloud
D’abord, établissez d’avance avec tous les membres de votre équipe un horaire Cloud qui permettra à chacun de suivre en temps réel toutes les tâches et toutes les étapes à effectuer lors du déroulement de l’événement.
À tous les défenseurs des anciennes technologies : sachez que tout événement qui convie des invités nécessite une coordination parfaite et efficace. En effet, les listes griffonnées sur des bouts de papier, les horaires surlignés multicolores et les notes échangées par pigeons voyageurs ne feront que vous nuire et n’aideront pas à la logistique de votre soirée.
Grâce à votre horaire Cloud, rien ne sera laissé au hasard. De cette façon, tous les membres de votre équipe auront accès à une description claire des tâches exécutées et de celles qui restent encore à entamer. Le tout est simple et facile, vous devrez simplement vous assurer que chaque membre de votre équipe possède une tablette ou un téléphone intelligent branché disposant d’internet.
De plus, cet outil vous aidera lors de l’organisation du montage et du démontage et vous permettra de garder un œil sur les vas et viens de vos sous-traitants. Il vous faudra synchroniser les horaires de livraison, car la majorité des salles ne possèdent qu’un accès dédié à cette tâche.
À l’aide de l’horaire Cloud, comment pourrait-il y avoir des pépins? Vous n’aurez qu’à vous référer à l’horaire et à cocher ce qui a été effectué.
Conception d’un plan de coordination
Deuxième astuce indispensable pour une logistique réussie : vous et votre équipe devez disposer d’un plan de coordination concerté avec tous les intervenants et y inscrire les éléments-clés à coordonner pour le jour de l’événement.
En prenant le temps de planifier minutieusement, chaque collaborateur pourra prévoir d’avance les étapes à venir. L’échéancier exhaustif permet de n’oublier aucun point important et de visualiser la planification à long terme. Chaque étape doit auparavant avoir été approuvée par les personnes impliquées. Le travail d’équipe dans l’élaboration du plan de coordination est essentiel.
N’hésitez pas à détailler le tout en y incluant des commentaires utiles, les contacts des différents intervenants ou encore les liens logiques entre les étapes. Il existe des logiciels conçus expressément pour vous aider dans la réalisation de votre plan. Grâce à lui, rien ne sera laissé au hasard!
Vous voilà désormais bien équipés pour assurer une excellente logistique le jour de votre événement. Grâce à ces trucs proposés par Nesss, vous pouvez maintenant vous diriger vers le jour J sans inquiétude. En espérant que ces conseils pourront vous aider, car pour tout organisateur d’événement, une bonne logistique est gage de succès!
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Rédigé par : Géraldine Saucier
